Käyttäjän työkalut

Sivuston työkalut


ohjeita_toiminnantarkastajan_pitaemsiseksi_tyytyvaeisenae

Alla on 20.3.2017 toiminnantarkastaja Maija Nevalalta saatu tieto ja ohjeistus siitä, mitä toiminnantarkastaja tällä hetkellä tarkastaa, jotta hallitus voi kehittää materiaalejaan sekä läpikäydä vuoden 2016 materiaalit ennen niiden luovutusta toiminnantarkastukseen. Huomattavaa, että tällä hetkellä yhdistys on pieni ja toimii harrastuspohjalta

Ohjeita pienen yhdistyksen toiminnantarkastajan pitämiseksi tyytyväisenä

Yhdistyksen jäsenet nimittävät yhdistykselle hallituksen, joka on vastuussa yhdistyksen talouden ja hallinnon pyörittämisestä. Toiminnantarkastajan tehtävä on selvittää ja raportoida jäsenistölle, miten hallitus on toimikaudellaan yhdistyksen asioita hoitanut. Erityisesti sääntö- ja lakirikkomuksista tulee mainita toiminnantarkastusraportissa. Tarkastusta varten toiminnantarkastajalla on pääsy moniin dokumentteihin, jotka eivät lähtökohtaisesti ole julkisia. Tällaisia ovat esimerkiksi kirjanpito ja hallituksen kokousten pöytäkirjat.

Tässä dokumentissa selvitetään, mitä pienen yhdistyksen toiminnantarkastaja tarvitsee tarkastuksen tehdäkseen sekä mihin tämä kiinnittää tarkastuksessa huomiota. Teksti ei ole mikään kattava kuvaus yhdistysbyrokratian pyörittämisestä: yhdistyksen hallituksen toimintaan kuuluu paljon muutakin kuin oikeanlaisten asiakirjojen tuottamista. Samoin tässä on jätetty sanomatta paljon asioita, jotka selviävät lukemalla yhdistyksen säännöt sekä yhdistys- ja kirjanpitolakia.

Työtään varten toiminnantarkastaja tarvitsee

  • Tilikauden toimintasuunnitelman ja talousarvion (hyväksytty yhdistyksen kokouksessa)
  • Tilinpäätöksen, joka koostuu tuloslaskelmasta, taseesta ja yleensä toimintakertomuksesta sekä mahdollisista liitetiedoista
  • Kirjanpidon, sisältäen tilikirjat, tiliotteet ja tositteet
  • Hallituksen kokousten pöytäkirjat tilikaudelta
  • Yhdistyksen kokousten pöytäkirjat, jotka liittyvät tilikauteen
  • Yhdistyksen säännöt
  • Yhdistyksen jäsenluettelon
  • Mahdollisen luettelon yhdistyksen omaisuudesta

Nämä asiakirjat voivat olla osin tai kokonaan paperisia tai digitaalisia. Digitaalisen materiaalin on oltava muodossa, joka ei ole helposti muokattavissa. Esimerkiksi skannatut pdf:t ja kuvatiedostot käyvät, julkisesti editoitavissa olevat Google-dokumentit eivät. Tilinpäätös olisi hyvä toimittaa toiminnantarkastajalle paperisena, jotta tämä voi tehdä siihen merkinnän suoritetusta toiminnantarkastuksesta. Vaikka tällaista merkintää ei nykylain mukaan ole enää pakko tehdä, on se silti hyvän hallintotavan mukaista.

Pöytäkirjat

Toiminnantarkastukseen tarvitaan yhdistyksen ja hallituksen kokousten pöytäkirjat tilikaudelta. Pöytäkirjojen pitää olla lain ja mielellään hyvän hallintotavan mukaisia. Niiden pitää siis sisältää muun muassa päivämäärä, lista läsnäolijoista, kokouksessa tehdyt päätökset ja niin edelleen. Varsinkin hallituksen kokousten pöytäkirjat kannattaa numeroida juoksevalla numeroinnilla.

Kaikkien pöytäkirjojen tulee olla hyväksytty. Tähän tarvitaan kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitukset sekä kahden pöytäkirjantarkastajan allekirjoitukset. Hallituksen kokouksen pöytäkirja ei välttämättä tarvitse erillisiä pöytäkirjantarkastajia, vaan joku myöhempi (mielellään heti seuraava) hallituksen kokous voi hyväksyä pöytäkirjan. Tällöin pitää merkitä selvästi esim. järjestysnumerolla, mitkä pöytäkirjat hyväksytään. Kiire- tai erikoistapauksessa kokous voi myös hyväksyä oman pöytäkirjansa. Tästä ei kuitenkaan kannata tehdä tapaa.

Toiminnantarkastaja tarkastaa, että pöytäkirjat on tehty lakeja ja hyviä kokouskäytäntöjä noudattaen. Ennen kaikkea tarkastetaan, että tehdyt päätökset noudattavat lakeja ja yhdistyksen omia sääntöjä.

Tilikauden toimintasuunnitelma ja talousarvio

Yhdistyksen kokouksen hyväksymä toimintasuunnitelma ja talousarvio ohjaavat hallituksen toimintaa. Toiminnantarkastaja mainitsee kertomuksessaan, jos toiminta olennaisilta osilta poikkeaa suunnitellusta: esimerkiksi suunniteltuun isoon hankkeeseen ei ole edes yritetty ryhtyä tai jonkin osa-alueen budjetti on selvästi ylitetty – tai alitettu.

Kirjanpito

Kirjanpitolain mukaan yhdistyksellä tulee olla kaksinkertainen kirjanpito. Ohjeita sellaisen tekemiseen löytyy netistä tai kirjallisuudesta, mikäli yhdistyksessä ei ole valmiiksi ketään asiaa opiskellutta. Olennaista on, että jokainen tilitapahtuma on merkattu kirjanpitoon ja jokaisesta menosta (ja tarvittaessa tulosta) on olemassa tosite. Kirjanpidon rivit ja tositteet pitää numeroida niin, että on selvää, mitkä tositteet vastaavat mitäkin kirjanpidon riviä.

Toiminnantarkastaja tarkistaa, että yhdistyksen tilin tiliotteet, tositteet ja kirjanpidon tapahtumat vastaavat toisiaan. Lisäksi tarkistetaan, että loppusummat vastaavat tuloslaskelmaan ja taseeseen merkittyjä.

Jokaisesta kulusta on oltava olemassa pöytäkirjaan kirjattu hallituksen päätös. Pöytäkirjassa pitää selvästi lukea, mitkä laskut tai muut menot milloinkin on hyväksytty. Tarvittaessa kirjataan myös perustelu siitä, miksi jokin kulu kuuluu yhdistyksen maksettavaksi.

Tositteista ei saa yliviivata mitään.

Tilinpäätös

Tilinpäätöksen pitää olla lakien ja asetusten määräämässä muodossa. Ne asettavat paljon erilaisia vaatimuksia tilinpäätökselle ja tasekirjalle, esimerkiksi sivunumeroinnin pois jättäminen on laitonta. Jos tilinpäätöksen teko ei ole ennestään tuttua, kannattaa tutustua asiaan hyvissä ajoin ennakkoon: netistä löytyy paljon ohjeita ja esimerkkejä.

Tilinpäätöksen julkinen osuus sisältää tuloslaskelman, edellisen tilikauden tuloslaskelman, taseen ja mahdollisesti toimintakertomuksen. Tarvittavia lisätietoja voi antaa liitteissä. Näitä voivat olla vaikkapa tarkemmat tiedot yhdistyksen varoista ja sijoituksista. Tilinpäätöksessä on oltava myös tarkempi tase-erittely mahdollisine liitteineen, mutta tämän ei tarvitse olla julkinen ja se voi siis olla muusta tilinpäätöksestä erillisessä asiakirjassa. Tase-erittelyn allekirjoittaa sen laatija, joka on tyypillisesti yhdistyksen rahastonhoitaja.

Pienen yhdistyksen tilinpäätökseen ei lain mukaan välttämättä tarvitse toimintakertomusta. Yhdistyksen säännöt voivat kuitenkin mainita, että sellainen tulee tehdä. Joka tapauksessa on hyvä käytäntö tehdä yhdistyksen kokoukselle esitettäväksi jonkinlainen vuosikertomus, vaikka siihen ei mikään velvoittaisikaan.

Tilinpäätös pitää päivätä ja allekirjoittaa. Allekirjoittajina pitää olla allekirjoitushetkellä toimivaltainen hallitus, eli voi käydä niin, että uusi hallitus allekirjoittaa edellisen hallituksen aikaisen tilinpäätöksen. Tilinpäätöksen allekirjoituksesta olisi hyvä olla maininta hallituksen kokouksen pöytäkirjassa.

Toiminnantarkastuksessa tutkitaan, että tilinpäätös on tehty ja allekirjoitettu oikein. Lisäksi katsotaan, vastaako tilinpäätös kirjanpitoa ja kertooko toimintakertomus oikein ja tarpeeksi kattavasti yhdistyksen toiminnasta tilikaudella.

Jäsenluettelo

Toiminnantarkastaja varmistaa, että jäsenluettelo on lainmukainen eli sisältää kaikkien jäsenten nimen ja kotipaikan. Lisäksi tutkitaan, että tilikaudella tapahtuneet jäsenistön muutokset on kirjattu jäsenluetteloon oikein.

Luettelo (irtaimesta) omaisuudesta

Toiminnantarkastaja tutkii, että tilikaudella mahdollisesti tapahtuneet muutokset yhdistyksen omaisuudessa on kirjattu luetteloon oikein.

ohjeita_toiminnantarkastajan_pitaemsiseksi_tyytyvaeisenae.txt · Viimeksi muutettu: 29.03.2017 21:21 / Tuire Ahola