2018 päivitetty pääjärjestäjän muistilista. Päivittäjinä hallitus 2018, joista kaikki läsnäolleet ovat olleet leirin järjestäjiä tai pääjärjestäjiä.
Leirin pääjärjestäjän muistilista
Järjestä leiripaikka
Kokoa tiimi
Ota yhteys yhdistyksen rahastonhoitajaan ja vpj:hin tai kutsu heidät tiimin järjestäytymiskokoukseen, jotta saat apuvälineet hallitukselta, joita ovat tämä check-lista, yhdistyksen budjettisuunnitelma, käytännön työkalut ja vinkit, tiedot edellisistä leireistä (esimerkiksi budjetit) ja oikeudet leirit-kansioihin. Voitte samalla sopia, miten leiri suhteessa hallitukseen järjestetään tänä vuonna. Erittäin tärkeä on sopia esimerkiksi leirin ja rahastonhoitajan yhteistyöstä. Leiri kulkee yleensä suoraan yhdistyksen hallituksen tilin kautta ja riippuen tilanteesta esimerkiksi hallitus varaa suoraan leiripaikan, hallitus maksaa sen vuokran, hoitaa leirimaksujen seurannan ja karhuamisen jne.. Leirin tulee myös toimia hyvin kirjanpitosääntöjen mukaan. Tämä pitää mm. sisällään kuittien ottamisen ostoksista. Vallitseviin käytäntöihin perehdyttää parhaiten hallituksen rahastonhoitaja.
3-6kk ennen leiriä
varaa leiripaikka
facebook-tapahtuman voi luoda heti leirin varauksen jälkeen
markkinoinnin ja tiimin kokoamisen voi aloittaa heti
hallitukselta saa tarvittaessa apua Elävä ilmaisu Ry:n sivujen päivitykseen sekä jäsenistölle sähköpostin lähettämiseen (hallitus hallitsee jäsenrekisteriä eikä tietoja luovuteta)
3 kk ennen leiriä
Tilaavastaava (pääjärjestäjän ja tilavastaavan vierailu leiritiloissa)
Yhteyshenkilönä vuokraavaan tahoon
Vessapaperit
Uhkat ja mahdollisuudet, pajatilojen ja nukkumisen koordinoiminen, ovien laputtaminen
Käy paikanpäällä pääjärjestäjän (tms.) kanssa. Valokuvat ja muistiinpanot
EA-vastaava
järkityyppi. Ymmärtää soittaa hätänumeroon tarvittaessa
Pelastussuunnitelmaan tutustuminen
Pienten haavojen yms. hoito ja sitominen. Apuna EA1 tai EA2 tai vastaavat taidot.
EA-käytännöistä tiedottaminen leirillä
EA-laukun varmistaminen leirille
Ruokatiimin vetäjä
Ilmoitettuihin allergioihin perehtyminen ja tarvittaessa allergikkojen kontaktointi
Ruokalistojen suunnittelu ja reseptien kirjoittaminen (supersankarien /ryhmän jäsenten kanssa)
Kauppalistojen suunnittelu (ja kaupassa käyminen)
Päättää, millaisella mallilla ruoka järjestetään:
Yleisimmät
-1-2 kokkia + 2-3 sankaria per ruoka + tiskiavut per ruoka
-1 supersankari per ruoka, 2-3 sankaria per ruoka + tiskiavut per ruoka
-Kokeiltavissa
-Esimerkiksi eri supersankarit per päivä ja avustajia eli sankareita
Ohjelmakoordinaattori
Ohjelman järjestämiseen kannustaminen esim. FB-ryhmässä ja -tapahtumassa
Pajaideoiden kerääminen ilmoittautumisista (toiveista)
Pajailmoittautumisen jättäneiden kontaktointi ja ohjeistus
Toiveidenmukaisten ohjelmien pyytäminen potentiaalisilta leiriläisiltä.
Ohjelman koostaminen ja julkaiseminen eläväilmaisu-nettisivulla ja sähköpostilla ilmoittautuneille (ja Facebookissa).
Yhteyshenkilöt: pääjärjestäjä ja tilavastaava
Pääjärjestäjätiimin kokoontuminen
Kokoaa ryhmän ja johtaa suunnittelua
Varmistaa, että tarvittavat jatkokoukset on sovittu tai suunnitteilla
Tutustuu kulukorvausten ja ennakoiden hakemiseen (rahis ja vpj kontaktina)
2 kk ennen leiriä
Budjetin suunnittelu (Ruokatiimin vetäjän, ry:n rahastonhoitajan ja vpj:n kanssa)
Ilmoittautumisen voi avata kun leirin hinta on tiedossa
Formien luominen, ilmoittautumisen avaaminen
Kyytilistan(-excelin luominen tai tähän vastuuhenkilön varaaminen
Jos leiripaikka on logistisesti vaikeampi, pitää miettiä, tarvitsevatko leiriläiset apua saapumiseen ja pitääkö järjestää esimerkiksi noutajia tai noutohetkiä lähijulkisilta ja ohjeistaa infoviesteissä saapumisista
Ilmoittautumiset voi avata heti, kun budjetti ja siihen liittyvät tekijät on suunniteltu suhteessa ilmoittautumismaksuihin
Viestintä, että ilmoittautuminen on avattu (facebook, hallituksella pääsy yhdistyksen jäsenrekisteriin ja yhdistyksen sivuille, he laittavat viestisi ja kirjeesi puolestasi jäsenille ja sivuille, kunhan välität ne heille)
1 kk ennen
Infossa on mm. ohjeet maksuista, saapumisesta, tarvittavat linkit, mitä mukaan.
1 viikko ennen
Info sisältää mm. ohjeet maksuista, saapumisesta, tarvittavat linkit, mitä mukaan.
Leirillä tapahtuu
Jutut, joita olette ja leiriläiset ovat suunnitelleet ja toteuttavat
Toivottavasti yhdistyksen kokous (ja toivottavasti järjestäytymiskokouksia kaikkeen upeaan tulevaisuudessa)
Jos tapahtuu kriittistä
Ellei ole kyse henkilövahingoista tai tulipalosta, ei ole kiire ja voit rauhoittua
Tilavahingoissa ota yhteys tilan omistajaan ja minimoi vahinkoja
Henkilövahingoissa kukin on vastuussa, tarvittaessa EA-vastaava hoitaa, autat siinä missä kuka tahansa muukin ja aina tarvittaessa soita 112 ja pyydä ohjeita.
Rauhoitu, ratkaise ja ratkaise tarvittaessa yhdessä pääjärjestäjätiimin kanssa