Käyttäjän työkalut

Sivuston työkalut


leiri:2018_paeivitetty_leirin_paeaejaerjestaejaen_muistilista

2018 päivitetty pääjärjestäjän muistilista. Päivittäjinä hallitus 2018, joista kaikki läsnäolleet ovat olleet leirin järjestäjiä tai pääjärjestäjiä.

Leirin pääjärjestäjän muistilista

  • Järjestä leiripaikka
  • Kokoa tiimi
  • Ota yhteys yhdistyksen rahastonhoitajaan ja vpj:hin tai kutsu heidät tiimin järjestäytymiskokoukseen, jotta saat apuvälineet hallitukselta, joita ovat tämä check-lista, yhdistyksen budjettisuunnitelma, käytännön työkalut ja vinkit, tiedot edellisistä leireistä (esimerkiksi budjetit) ja oikeudet leirit-kansioihin. Voitte samalla sopia, miten leiri suhteessa hallitukseen järjestetään tänä vuonna. Erittäin tärkeä on sopia esimerkiksi leirin ja rahastonhoitajan yhteistyöstä. Leiri kulkee yleensä suoraan yhdistyksen hallituksen tilin kautta ja riippuen tilanteesta esimerkiksi hallitus varaa suoraan leiripaikan, hallitus maksaa sen vuokran, hoitaa leirimaksujen seurannan ja karhuamisen jne.. Leirin tulee myös toimia hyvin kirjanpitosääntöjen mukaan. Tämä pitää mm. sisällään kuittien ottamisen ostoksista. Vallitseviin käytäntöihin perehdyttää parhaiten hallituksen rahastonhoitaja.

3-6kk ennen leiriä

  • varaa leiripaikka
  • facebook-tapahtuman voi luoda heti leirin varauksen jälkeen
  • markkinoinnin ja tiimin kokoamisen voi aloittaa heti
  • hallitukselta saa tarvittaessa apua Elävä ilmaisu Ry:n sivujen päivitykseen sekä jäsenistölle sähköpostin lähettämiseen (hallitus hallitsee jäsenrekisteriä eikä tietoja luovuteta)

3 kk ennen leiriä

Tilaavastaava (pääjärjestäjän ja tilavastaavan vierailu leiritiloissa)

  • Yhteyshenkilönä vuokraavaan tahoon
  • Vessapaperit
  • Uhkat ja mahdollisuudet, pajatilojen ja nukkumisen koordinoiminen, ovien laputtaminen
  • Käy paikanpäällä pääjärjestäjän (tms.) kanssa. Valokuvat ja muistiinpanot

EA-vastaava

  • järkityyppi. Ymmärtää soittaa hätänumeroon tarvittaessa
  • Pelastussuunnitelmaan tutustuminen
  • Pienten haavojen yms. hoito ja sitominen. Apuna EA1 tai EA2 tai vastaavat taidot.
  • EA-käytännöistä tiedottaminen leirillä
  • EA-laukun varmistaminen leirille
Ruokatiimin vetäjä
  • Ilmoitettuihin allergioihin perehtyminen ja tarvittaessa allergikkojen kontaktointi
  • Ruokalistojen suunnittelu ja reseptien kirjoittaminen (supersankarien /ryhmän jäsenten kanssa)
  • Kauppalistojen suunnittelu (ja kaupassa käyminen)
  • Päättää, millaisella mallilla ruoka järjestetään:

Yleisimmät -1-2 kokkia + 2-3 sankaria per ruoka + tiskiavut per ruoka -1 supersankari per ruoka, 2-3 sankaria per ruoka + tiskiavut per ruoka -Kokeiltavissa -Esimerkiksi eri supersankarit per päivä ja avustajia eli sankareita

Ohjelmakoordinaattori
  • Ohjelman järjestämiseen kannustaminen esim. FB-ryhmässä ja -tapahtumassa
  • Pajaideoiden kerääminen ilmoittautumisista (toiveista)
  • Pajailmoittautumisen jättäneiden kontaktointi ja ohjeistus
  • Toiveidenmukaisten ohjelmien pyytäminen potentiaalisilta leiriläisiltä.
  • Ohjelman koostaminen ja julkaiseminen eläväilmaisu-nettisivulla ja sähköpostilla ilmoittautuneille (ja Facebookissa).
  • Yhteyshenkilöt: pääjärjestäjä ja tilavastaava
Pääjärjestäjätiimin kokoontuminen
  • Kokoaa ryhmän ja johtaa suunnittelua
  • Varmistaa, että tarvittavat jatkokoukset on sovittu tai suunnitteilla
  • Tutustuu kulukorvausten ja ennakoiden hakemiseen (rahis ja vpj kontaktina)

2 kk ennen leiriä

  • Budjetin suunnittelu (Ruokatiimin vetäjän, ry:n rahastonhoitajan ja vpj:n kanssa)
  • Ilmoittautumisen voi avata kun leirin hinta on tiedossa
  • Formien luominen, ilmoittautumisen avaaminen
  • Kyytilistan(-excelin luominen tai tähän vastuuhenkilön varaaminen
  • Jos leiripaikka on logistisesti vaikeampi, pitää miettiä, tarvitsevatko leiriläiset apua saapumiseen ja pitääkö järjestää esimerkiksi noutajia tai noutohetkiä lähijulkisilta ja ohjeistaa infoviesteissä saapumisista
  • Ilmoittautumiset voi avata heti, kun budjetti ja siihen liittyvät tekijät on suunniteltu suhteessa ilmoittautumismaksuihin
  • Viestintä, että ilmoittautuminen on avattu (facebook, hallituksella pääsy yhdistyksen jäsenrekisteriin ja yhdistyksen sivuille, he laittavat viestisi ja kirjeesi puolestasi jäsenille ja sivuille, kunhan välität ne heille)

1 kk ennen

  • Epäjärjestetyn listan osaInfokirjeen lähettäminen leirille ilmoittautuneille.

Infossa on mm. ohjeet maksuista, saapumisesta, tarvittavat linkit, mitä mukaan.

1 viikko ennen

  • Infokirjeen lähettäminen leirille ilmoittautuneille

Info sisältää mm. ohjeet maksuista, saapumisesta, tarvittavat linkit, mitä mukaan.

  • Karhut maksuista. (Muistakaa päättää ja sopia hoitaako karhut hallituksen rahastonhoitaja, vai onko rahat erikseen yhdistyksen tileistä.)

Leirillä tapahtuu

  • Jutut, joita olette ja leiriläiset ovat suunnitelleet ja toteuttavat
  • Toivottavasti yhdistyksen kokous (ja toivottavasti järjestäytymiskokouksia kaikkeen upeaan tulevaisuudessa)
  • Muista, että vastuuhenkilöt ovat vastuussa alueistaan vaikka oletkin pääjärjestäjänä tukena

Jos tapahtuu kriittistä

  • Ellei ole kyse henkilövahingoista tai tulipalosta, ei ole kiire ja voit rauhoittua
  • Tilavahingoissa ota yhteys tilan omistajaan ja minimoi vahinkoja
  • Henkilövahingoissa kukin on vastuussa, tarvittaessa EA-vastaava hoitaa, autat siinä missä kuka tahansa muukin ja aina tarvittaessa soita 112 ja pyydä ohjeita.
  • Rauhoitu, ratkaise ja ratkaise tarvittaessa yhdessä pääjärjestäjätiimin kanssa
leiri/2018_paeivitetty_leirin_paeaejaerjestaejaen_muistilista.txt · Viimeksi muutettu: 20.08.2018 22:01 / Tuire Ahola